Heute möchten wir dir die PARA Methode vorstellen. Sie wurde von Tiago Forte entwickelt. Dieses System ist ein Instrument um die vielseitigen digitalen Informationen zu sortieren. Wir verwenden es mit Erfolg, auch innerhalb des eduARC-Teams!
Nach welchen Kriterien sortierst du die Dateien auf deinem Computer? Sortierst du sie nach Datum oder nach Thema? Wo bewahrst du auf, was du nicht mehr brauchst? Findest du in der Regel, was du suchst, oder ist das Gegenteil der Fall?
PARA steht für Projekte, Arbeitsbereiche (Areas), Ressourcen und Archiv. Dies sind die vier Kategorien, die alle Informationen enthalten, welche du verwaltest - sei es für die Arbeit oder in deinem Privatleben (z. B. deine Interessen). Die wichtigsten Merkmale der PARA-Methode sind folgende: Sie ist universell, flexibel, einfach, praktisch, auf allen deinen Plattformen anwendbar, ergebnisorientiert und zeitsparend.
Gehen wir nun Kategorie für Kategorie durch.
Projekte
Definition: eine Reihe von Aufgaben mit einem Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens.
Beispiele: einen Blogbeitrag schreiben; einen Plan für das Projekt XY entwickeln; einen Artikel übersetzen; deinen Lebenslauf fertigstellen; zu einer Konferenz gehen.
Deine Projekte sind typischerweise mit verschiedenen kleineren Aufgaben verbunden. Und die Projekte lassen sich in Ihre Bereiche einordnen. Es ist wichtig, dass deine Projekte eine Frist für die Fertigstellung haben und dass du sie in überschaubare Aufgaben unterteilen kannst.
Arbeitsbereiche
Definition: ein Tätigkeitsbereich mit Qualitätsstandards, die im Laufe der Zeit beibehalten werden.
Beispiele: Hobbys, Finanzen, berufliche Entwicklung, Haus, Auto, Produktivität, Schreiben, Gesundheit, Haustiere.
Um das Konzept der Bereiche zu verdeutlichen, hier einige Beispiele:
- Das Schreiben eines Blog Beitrags ist ein Projekt; Schreiben als Interesse ist ein Arbeitsbereich.
- Eine Reise nach Mexiko ist ein Projekt; Reisen als Interesse ist ein Arbeitsbereich.
Ressourcen
Definition: Eine Ressource ist ein Thema von regelmässigem Interesse.
Beispiele: Gewohnheitsbildung; klassische Gitarre; Urban Gardening; Kaffee; Backen; Online-Marketing; Innenarchitektur; Etymologie; usw.
Der Unterschied zwischen Arbeitsbereichen und Ressourcen besteht darin, dass Arbeitsbereiche persönlich sind, Ressourcen hingegen mit jedem geteilt werden können. Du kannst einen Finanzbereich mit Informationen haben, die deinen persönlichen Finanzen entsprechen, und eine Ressource, die ebenfalls den Titel Finanzen trägt und in der du Artikel über Investitionen, Finanzen, Börse usw. aufbewahrst. Diese kannst du dann mit anderen Personen teilen, da sie keine persönlichen Informationen enthalten.
Archiv
Definition: inaktive Elemente aus den vorherigen Kategorien.
Beispiele: abgeschlossene oder inaktive Projekte; Arbeitsbereich, für die du nicht mehr zuständig bist; Ressourcen, die dich nicht mehr interessieren.
Ein Archiv zu haben ist das Beste! Das Archiv ist nicht der Papierkorb. Du musst nicht alles für immer wegwerfen. Sondern du kannst dort alles finden, was inaktiv ist oder auf Eis liegt (z. B. aufgeschobene Reisepläne, Projekte, die dir zu langweilig geworden sind...). Wenn du etwas für ein anderes Projekt wieder aufleben lassen oder einfach nur nachsehen willst, was du alles erreicht hast, um etwa einen Jahresrückblick glänzen zu lassen, findest du alles notwenige in deinem Archiv. Dies war für uns ein sehr subtiler, aber sehr wichtiger Schritt, der uns viel Platz und Ruhe gegeben hat.
Das Problem, wenn du deine Projekte nicht definierst und sie mit Arbeitsbereiche verwechselst.
Laut Tiago Forte gibt es drei Dinge, die man nicht tun kann, wenn man seine Arbeitsbereiche nicht in Projekte unterteilt:
Erstens kann man nicht wissen, ob man zu viel oder zu wenig abdeckt. Wenn man nicht weiss, welche Projekte man mit seinen Bereichen umsetzen will, kann man nicht wissen, ob sie eine Woche oder fünfzehn Minuten in Anspruch nehmen werden. Mit einem Ziel wie "Gesundheit" kannst du kurzfristig nichts planen. Wenn du Projekte wie "einen 5-Kilometer-Lauf absolvieren" und "sechsmal pro Woche Gemüse und Salat essen" erstellst, machst du konkrete und viel leichter zu erreichende Pläne, als wenn du den Bereich "Gesundheit" beibehältst.
Zweitens kannst du deine täglichen Schritte nicht mit deinen langfristigen Zielen verknüpfen. Die Idee ist, deine Arbeitsbereiche so in Projekte zu unterteilen, dass du deren ziele einfach und gut erreichen kannst. Es ist sehr demotivierend, wenn sich deine Aufgabenliste nie verändert. Wenn du jede Woche kleine Projekte abschliesst, wirst du Schwung und Motivation gewinnen.
Und drittens kannst du nicht wissen, ob du bei der Verwirklichung deiner Ziele Fortschritte machst. Eine sehr aufschlussreiche Übung ist es, eine Liste deiner Projekte zu erstellen und zu versuchen, sie mit deinen Zielen in Verbindung zu bringen.
Ein Projekt, das nicht zu einem Ziel gehört, ist ein Hobby. Und ein Ziel ohne ein Projekt ist ein Traum.
Der Schlüssel ist: Definiere deine Projekte oder sie werden dich definieren. Wenn du keine Liste deiner eigenen Projekte hast, wird es andere Leute geben, die Pläne für dich haben, um dir bei ihren Projekten zu helfen. Wenn dir jemand Hilfe anbietet, wirst du nicht wissen, wohin du dich wenden sollst, weil du keine konkreten Pläne hast.
So beginnst du
Wir möchten dich ermutigen, einen grossen Schritt zu wagen und alle deine Dateien in einen Ordner mit dem Namen "Archiv" innerhalb eines anderen Ordners mit dem heutigen Datum zu legen. Das könnte dann etwa so aussehen:
Wenn man alle seine Dateien in einem Archiv ablegt, hilft das bei der erste Überforderung da man sich Gedanken machen muss, was wohin gehört. Nimmt dir am besten nicht die Zeit, die Dateien zu ordnen, sondern zieh sie nur bei Bedarf in die anderen Kategorien.
Schliesslich sollte man die erste Liste von Projekten auf Papier aufschreiben. Normalerweise verwendest du mehr als eine App, um deine Projekte umzusetzen. Wenn du sie ausserhalb der digitalen Umgebung aufschreibst, bekommst du einen besseren Überblick.
Mit der PARA Methode geht es darum, opportunistisch zu arbeiten und das zu schaffen, was man zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht, just-in-time!
Wir würden gerne deine Meinung zu dieser Methode für die Organisation deines digitalen Lebens hören! Lass es uns in den Kommentaren wissen.